Préparation du projet

• La période d’éligibilité du FEDER court du 1er janvier 2007 au 31 décembre 2013. Le FEDER peut intervenir sur une opération déjà engagée mais non soldée au moment du dépôt du dossier, les cofinancements doivent, par contre, avoir été acquis en amont. Toutefois, pour plus de sécurité, il est préférable que votre action n’ait pas démarré avant la réception de la lettre d’accusé réception de dossier complet.
   
• N’hésitez pas à contacter le service instructeur en amont de l’élaboration de votre dossier. Son rôle est de vous faciliter la tâche !
   
• Il n’y a que 3 ou 4 comités de programmation par an. Pour connaître les dates de dépôt de dossiers, vous pouvez consulter le calendrier de la programmation pour l'année 2010.
   
• Les fonds européens interviennent en complément d’autres fonds publics et privés. Pour ne pas perdre de temps et être le plus précis possible dans le montage financier de votre opération, vous pouvez contacter sans hésitation les cofinanceurs publics potentiels (Etat, Région Centre, Départements, agence de l’eau, Etablissement public Loire …). Dans le cadre du Plan Loire grandeur nature, il existe un dossier de demande et un service instructeur commun pour tous les financements. Cependant, n’hésitez pas à contacter en amont les autres cofinanceurs, pour vous assurer que votre opération s’inscrit dans le champ d’éligibilité.
   
• Les services instructeurs vérifieront l’intérêt de votre projet. Il est par conséquent nécessaire d’argumenter votre projet afin de justifier son éligibilité au vu des objectifs de la mesure du programme qui vous concerne et au vu des priorités transversales des fonds européens (égalité des chances entre les hommes et les femmes, développement durable, technologies de l’information et de la communication, innovation).
   
• Les fonds européens font l’objet d’évaluation. Le service instructeur pourra vous fournir la liste des indicateurs d’évaluation qui concerne votre projet. Il est utile de les renseigner le plus objectivement possible, lors du montage de votre dossier, afin qu’il y ait une cohérence avec les informations que vous transmettrez au moment du bilan de votre opération. Voir les mesures d’évaluation des fonds européens.
   
• Toutes les pièces demandées sont nécessaires pour l’instruction de votre dossier. Avant l’envoi de celui-ci, il est préférable de procéder à une dernière vérification afin de s’assurer que toutes les pièces sont incluses. De cette façon, vous gagnerez un temps précieux !
   
• Plusieurs services vont étudier votre dossier. Il est par conséquent nécessaire de fournir 1 exemplaire en version papier de votre dossier et 1 exemplaire (signé) en version électronique (messagerie ou CD Rom).
   

Instruction et décision

• L’instruction de votre dossier peut nécessiter des pièces ou informations complémentaires. Il est donc possible que le service instructeur vous contacte au cours de l’instruction.
   
• Ce n’est qu’à la réception de la notification de la décision du comité de programmation, que vous pouvez être assuré d’obtenir les fonds européens. Plus d’inquiétude à avoir sur ce sujet dès lors que votre opération se déroule conformément à ce qui est indiqué dans la convention rédigée en fonction du contenu de votre dossier de demande de subvention.
   

Réalisation du projet

Le suivi d’un dossier implique le respect de certaines obligations communautaires. Vous êtes donc invité à lire les engagements indiqués dans votre convention d’attribution de subvention FEDER.

• N’attendez pas pour démarrer votre opération ! Un délai de 3 mois est généralement prévu dans la convention à compter de sa signature. Passé ce délai, votre convention peut devenir caduque.
   
• La durée d’une convention est généralement de un ou deux ans. Si votre projet doit avoir une durée de réalisation plus longue, n’hésitez pas à consulter le service instructeur, le plus tôt possible (et même avant le dépôt de votre dossier de demande de subvention, si possible).
   
• Si des changements significatifs interviennent dans la mise en œuvre de votre projet (changement des dates de réalisation, modification du plan de financement…), il est important que vous en informiez le service instructeur qui avisera des modifications envisageables de votre convention (Plus d'infos sur les conventions dans notre FAQ) par la voie d'un avenant.
   
• Il est demandé de mettre en place une comptabilité séparée du projet, l’identification claire de votre projet dans la comptabilité générale de votre structure est une obligation. Les règles d’éligibilité des dépenses sont relativement strictes et vous devrez justifier par des factures acquittées (Plus d'infos sur les factures dans notre FAQ) de l’ensemble des dépenses affectées à votre projet. Votre service instructeur vous renseignera sur les modalités de prise en compte et de justification des dépenses (notamment en ce qui concerne les dépenses internes).
   
• L’Europe souhaite que l’on fasse savoir qu’elle investit des fonds dans notre région. Pour cela, il est nécessaire que vous respectiez les modalités de publicité précisant que votre projet a été cofinancé avec des crédits européens. Voir les obligations en matière de publicité.
   
• Il est inutile d’attendre la fin de votre opération pour demander le versement des fonds. Vous pouvez demander des acomptes, qui pourront être versés sur la base des premières factures que vous aurez acquittées (Plus d'infos sur les factures dans notre FAQ).
   
• Lorsque vous demanderez le versement des crédits européens, votre demande sera soumise à un contrôle de service fait qui peut être réalisé sur la base des pièces que vous avez fournies et/ou au sein de votre structure pour contrôler la réalité physique de votre projet.
   
• Archivage : Il est nécessaire de conserver l’ensemble des pièces relatives à votre projet jusqu’au 31 décembre 2021.
   
• Pour toute interrogation au cours de la réalisation de votre projet, le service instructeur reste votre interlocuteur unique.